Privacybeleid Seat63 Medewerker-app

Versie 2.0 – behorend bij appversie 2.5.7
Laatst bijgewerkt: 28 september 2026

1. Over dit privacybeleid

De Seat63 Medewerker-app ondersteunt medewerkers bij onder andere aanwezigheidsregistratie, urenregistratie, planning, communicatie en het uitvoeren van werkzaamheden op locatie.

Dit privacybeleid legt uit:

• welke persoonsgegevens via de app worden verwerkt;
• waarom deze gegevens worden verwerkt;
• wanneer locatiegegevens worden gebruikt;
• met wie persoonsgegevens kunnen worden gedeeld;
• hoelang persoonsgegevens worden bewaard;
• welke privacyrechten gebruikers hebben.

Dit privacybeleid heeft betrekking op de Seat63 Medewerker-app. Voor het gebruik van de website van Seat63 kan aanvullend beleid gelden, bijvoorbeeld voor cookies en webstatistieken.

2. Wie is verantwoordelijk?

De werkgever of opdrachtgever die Seat63 aan medewerkers beschikbaar stelt, bepaalt voor welke doeleinden persoonsgegevens van medewerkers worden verwerkt. De werkgever of opdrachtgever is daarom in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.

Seat63 B.V. verwerkt deze persoonsgegevens hoofdzakelijk in opdracht van de werkgever of opdrachtgever en treedt daarbij op als verwerker. Hierover worden afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

Seat63 kan voor een beperkt aantal verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn, bijvoorbeeld voor:

• de beveiliging en technische werking van het platform;
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik;
• het verlenen van technische ondersteuning;
• het nakomen van eigen wettelijke verplichtingen.

Voor vragen over personeelsgegevens, planning, urenregistratie of het gebruik van locatiegegevens kan de medewerker in eerste instantie contact opnemen met zijn of haar werkgever.

Vragen over de werking en beveiliging van Seat63 kunnen worden gericht aan:

Seat63 B.V.
Emmakade 74A
8933 AV Leeuwarden
helpdesk@seat63.com

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de functies die door de werkgever zijn ingeschakeld, kan de Seat63 Medewerker-app de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1 Identificatie- en accountgegevens

• naam;
• gebruikers-ID of medewerkersnummer;
• werkgever of organisatie;
• klant- of organisatienummer;
• inlog- en authenticatiegegevens;
• profielgegevens die door de medewerker of werkgever beschikbaar zijn gesteld;
• gegevens die nodig zijn om vast te stellen tot welke onderdelen van de app de medewerker toegang heeft.

3.2 Planning en urenregistratie

• geplande diensten;
• begin- en eindtijden;
• in- en uitcheckmomenten;
• gekozen werklocatie;
• gewerkte tijd;
• historische urenregistraties;
• overgenomen diensten;
• afwijkingen in de urenregistratie;
• meldingen zoals niet uitchecken of uitchecken buiten de ingestelde locatie;
• opmerkingen die bij het in- of uitchecken worden vastgelegd;
• eventuele correcties op de urenregistratie.

Seat63 levert deze gegevens als informatie voor de loon- en urenadministratie van de werkgever. Seat63 is niet de primaire loon- of urenadministratie. De werkgever blijft zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplichten die gelden voor de eigen loon- en financiële administratie.

3.3 Locatiegegevens

De Seat63 Medewerker-app gebruikt tijdens actief gebruik de locatievoorziening van het apparaat voor:

• het bepalen van nabijgelegen werklocaties;
• het controleren van de locatie bij het inchecken;
• het controleren van de locatie bij het uitchecken;
• het berekenen van de afstand tot de gekozen werklocatie;
• het signaleren en beoordelen van afwijkingen ten opzichte van de werklocatie.

Wanneer de medewerker het incheckscherm opent, worden de actuele GPS-coördinaten en de door het apparaat opgegeven nauwkeurigheid naar de backend van Seat63 verzonden. Deze gegevens worden gebruikt om te bepalen welke werklocaties zich in de buurt bevinden. Deze locatiebepaling wordt niet als onderdeel van de urenregistratie opgeslagen.

Bij het daadwerkelijk in- en uitchecken kunnen de volgende gegevens bij de urenregistratie worden opgeslagen:

• de GPS-coördinaten;
• de door het apparaat opgegeven nauwkeurigheid;
• het tijdstip van in- of uitchecken;
• de gekozen werklocatie;
• de berekende afstand of afwijking ten opzichte van de werklocatie;
• de installatie- of apparaat-ID waarmee de handeling is uitgevoerd.

Deze gegevens worden gebruikt om vast te stellen of de medewerker zich tijdens het in- en uitchecken bij de gekozen werklocatie bevond. Ze kunnen tevens worden gebruikt om:

• urenregistraties te controleren;
• correcties op urenregistraties uit te voeren;
• vragen of verschillen in de registratie te onderzoeken;
• een berekende locatieafwijking achteraf te controleren en onderbouwen.

Seat63 gebruikt geen continue achtergrondlocatie en slaat geen routegeschiedenis op. De locatiegegevens worden niet gebruikt om medewerkers buiten de noodzakelijke handelingen in de app te volgen.

Wanneer geen voldoende nauwkeurige locatie kan worden vastgesteld, kan de app de medewerker vragen de locatievoorziening of wifi in te schakelen. Afhankelijk van de instellingen van de werkgever kan eventueel worden ingecheckt op “Onbekende locatie”.

3.4 Communicatie en werkzaamheden

Afhankelijk van de beschikbare functies kan Seat63 de volgende gegevens verwerken:

• berichten aan of van de werkgever;
• logboekberichten en opmerkingen;
• werkopdrachten en taken;
• meldingen over werkzaamheden;
• kwaliteitscontroles en rapportages;
• materiaalbestellingen en materiaalverzoeken;
• door de medewerker ingevoerde feedback;
• kansen of voorstellen die via de app worden geregistreerd;
• informatie die nodig is om werkzaamheden op een locatie uit te voeren.

3.5 Dienst overnemen

Wanneer de werkgever de functie “Dienst overnemen” heeft geactiveerd, kunnen medewerkers beschikbare diensten van collega’s bekijken en overnemen.

Daarbij kunnen aan daarvoor in aanmerking komende collega’s beperkte gegevens worden getoond, zoals:

• de naam van de medewerker van wie de dienst kan worden overgenomen;
• de werklocatie;
• de datum;
• de begin- en eindtijd van de dienst.

Deze gegevens worden alleen getoond voor zover dat noodzakelijk is om de dienstovername mogelijk te maken.

Wanneer een medewerker een dienst overneemt, wordt deze handeling geregistreerd. De medewerker kan vervolgens rechtstreeks op de overgenomen dienst inchecken.

3.6 Apparaat- en pushnotificatiegegevens

Voor de technische werking van de app en het afleveren van pushnotificaties kan Seat63 de volgende gegevens verwerken:

• een door Seat63 gegenereerde installatie- of apparaat-ID;
• het gebruikte platform, zoals Android of iOS;
• de appversie;
• de taalinstelling of locale van het apparaat;
• de status van de notificatietoestemming;
• een technisch pushnotificatietoken;
• technische informatie over de installatie en werking van de app.

Het pushnotificatietoken wordt uitsluitend gebruikt om functionele berichten en meldingen bij het juiste apparaat af te leveren. Het wordt niet gebruikt voor reclame of het volgen van gebruikers buiten Seat63.

4. Voor welke doeleinden worden gegevens verwerkt?

Seat63 en de werkgever kunnen persoonsgegevens verwerken voor:

• het registreren van aanwezigheid en gewerkte uren;
• het controleren of een medewerker zich tijdens het in- of uitchecken bij de gekozen werklocatie bevindt;
• het tonen van nabijgelegen werklocaties;
• het berekenen van afstanden en locatieafwijkingen;
• het controleren en corrigeren van urenregistraties;
• het onderzoeken van vragen of geschillen over geregistreerde aanwezigheid en gewerkte uren;
• het tonen van actuele en historische roosters;
• het mogelijk maken van dienstovername;
• communicatie tussen medewerkers, werkgevers en beheerders;
• het uitvoeren en registreren van werkzaamheden;
• het verwerken van kwaliteitscontroles, werkopdrachten en rapportages;
• het versturen van functionele pushnotificaties;
• het beveiligen en technisch laten functioneren van de app;
• het onderzoeken en oplossen van storingen;
• het voorkomen en onderzoeken van onjuist gebruik;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden. Locatie- en apparaatgegevens worden niet gebruikt voor reclame of commerciële profilering.

5. Rechtsgrondslagen

De werkgever bepaalt welke AVG-grondslag van toepassing is op de verwerking van personeelsgegevens. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• de uitvoering van een arbeidsovereenkomst of andere overeenkomst;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang van de werkgever, zoals een betrouwbare uren- en aanwezigheidsregistratie;
• toestemming, maar uitsluitend wanneer de medewerker deze werkelijk vrij kan geven en zonder nadelige gevolgen kan weigeren of intrekken.

Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang moet de werkgever beoordelen of:

• de verwerking noodzakelijk is;
• hetzelfde doel niet met minder ingrijpende middelen kan worden bereikt;
• het belang van de werkgever zwaarder weegt dan de gevolgen voor de privacy van de medewerker;
• voldoende maatregelen zijn genomen om de privacy van de medewerker te beschermen.

Door de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer is toestemming doorgaans geen geschikte grondslag voor locatie- of aanwezigheidscontrole. Daarom zal deze verwerking in de meeste gevallen op een andere geldige grondslag moeten worden gebaseerd.

Seat63 verwerkt persoonsgegevens namens de werkgever op basis van de afspraken in de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst.

6. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, toegankelijk zijn voor:

• de werkgever of opdrachtgever;
• bevoegde beheerders binnen de organisatie;
• medewerkers die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben;
• collega’s, uitsluitend voor functies zoals het overnemen van een dienst;
• Seat63 B.V. als leverancier en verwerker;
• leveranciers die Seat63 ondersteunen bij hosting, technisch beheer, beveiliging en pushnotificaties;
• overheidsinstanties wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.

Seat63 gebruikt HISQ als leverancier voor hosting en technisch beheer.

Voor het afleveren van pushnotificaties maakt Seat63 gebruik van Firebase Cloud Messaging van Google. Daarbij kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om een notificatie bij het juiste apparaat af te leveren, zoals:

• het pushnotificatietoken;
• het platform;
• de appversie;
• de installatie-ID;
• de taalinstelling van het apparaat.

Seat63 verkoopt of verhandelt geen persoonsgegevens.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Seat63 ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• aanvullende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Meer informatie over gebruikte leveranciers en toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via helpdesk@seat63.com.

8. Bewaartermijnen

Seat63 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld.

Voor gegevens die via de Seat63 Medewerker-app worden verwerkt, gelden de volgende uitgangspunten:

De bewaartermijn van drie jaar is nodig omdat Seat63 informatie levert voor de loon- en urenadministratie van de werkgever. Binnen deze periode kunnen urenregistraties regelmatig worden gecontroleerd en gecorrigeerd.

GPS-coördinaten worden gedurende deze termijn bewaard om:

• de berekende afstand tot de werklocatie te kunnen controleren;
• een afwijkende uitchecklocatie achteraf te kunnen beoordelen;
• correcties op de urenregistratie te onderbouwen;
• vragen en geschillen over aanwezigheid of gewerkte uren te onderzoeken.

Seat63 is niet de primaire loon- of urenadministratie. De werkgever is zelf verantwoordelijk voor eventuele langere wettelijke bewaartermijnen van gegevens die in de eigen loon-, financiële of personeelsadministratie worden opgenomen.

Wanneer gegevens betrokken zijn bij een lopend bezwaar, geschil, onderzoek of juridische procedure, kunnen de relevante gegevens langer worden bewaard. Ze worden verwijderd zodra bewaring daarvoor niet langer noodzakelijk is.

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

9. Technische logging en debugging

Tijdens normaal gebruik wordt geen uitgebreide API-debuglogging bijgehouden.

Wanneer voor het onderzoeken van een storing tijdelijk een debugmodus wordt geactiveerd, kunnen technische logbestanden worden gemaakt. Afhankelijk van de onderzochte storing kunnen daarin onder andere voorkomen:

• gebruikers-ID’s;
• uitgevoerde API-handelingen;
• technische foutmeldingen;
• tijdstippen;
• locatiegegevens, wanneer deze voor het onderzoek relevant zijn.

Deze debuggegevens:

• worden uitsluitend gebruikt voor het onderzoeken en oplossen van de storing;
• zijn alleen toegankelijk voor bevoegde technische medewerkers;
• worden niet gebruikt voor personeelsbeoordeling;
• worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden;
• worden direct na afronding van de debugsessie verwijderd.

10. Beveiliging

Seat63 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• misbruik;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• ongeoorloofde openbaarmaking;
• onbedoelde vernietiging.

Deze maatregelen omvatten onder andere:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperkingen en autorisaties;
• scheiding van gegevens per klantorganisatie;
• onderhoud en beveiligingsupdates;
• registratie en onderzoek van beveiligingsincidenten;
• back-up- en herstelprocedures;
• afspraken met leveranciers en verwerkers.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Vermoedens van misbruik, een datalek of een beveiligingsincident kunnen worden gemeld via helpdesk@seat63.com.

11. Geautomatiseerde signaleringen en besluitvorming

De app kan automatisch afwijkingen signaleren, zoals:

• niet uitchecken;
• uitchecken buiten de ingestelde werklocatie;
• een verschil tussen de planning en geregistreerde werktijd.

Deze signaleringen zijn informatief. Seat63 neemt op basis daarvan niet zelfstandig besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor medewerkers.

De werkgever blijft verantwoordelijk voor:

• de beoordeling van een signalering;
• het controleren van de omstandigheden;
• eventuele correcties;
• communicatie met de medewerker;
• eventuele arbeidsrechtelijke vervolgstappen.

Er vindt via de Seat63 Medewerker-app geen volledig geautomatiseerde besluitvorming plaats met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor medewerkers.

12. Verplichte gegevens en gevolgen van weigering

Voor bepaalde functies zijn persoonsgegevens noodzakelijk. Zonder gebruikersaccount kan de medewerker de app bijvoorbeeld niet gebruiken.

Wanneer de medewerker geen toestemming aan het apparaat geeft om de locatievoorziening te gebruiken, kunnen functies voor:

• het bepalen van nabijgelegen locaties;
• locatiegebaseerd inchecken;
• locatiegebaseerd uitchecken

niet of minder betrouwbaar functioneren.

Afhankelijk van de instellingen van de werkgever kan eventueel worden ingecheckt op “Onbekende locatie”.

De werkgever is verantwoordelijk voor het informeren van medewerkers over eventuele gevolgen wanneer de app of locatievoorziening niet kan of niet mag worden gebruikt.

13. Privacyrechten

Afhankelijk van de toepasselijke situatie heeft de medewerker het recht om:

• persoonsgegevens in te zien;
• een kopie van persoonsgegevens te ontvangen;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• persoonsgegevens te ontvangen of te laten overdragen;
• gegeven toestemming in te trekken, wanneer toestemming de grondslag is;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer gegevens nog noodzakelijk zijn voor een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of een lopend juridisch geschil.

Omdat de werkgever doorgaans verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen verzoeken over personeels-, planning-, uren- en locatiegegevens het beste bij de werkgever worden ingediend.

Seat63 ondersteunt de werkgever bij het behandelen van deze verzoeken. Een privacyverzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld. Vooraf kan om informatie worden gevraagd om de identiteit van de aanvrager te controleren.

Wanneer een medewerker van mening is dat persoonsgegevens niet zorgvuldig worden verwerkt, kan diegene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Gegevens afkomstig van de werkgever

Niet alle persoonsgegevens worden rechtstreeks bij de medewerker verzameld.

Gegevens zoals de volgende kunnen door de werkgever aan Seat63 worden verstrekt:

• naam;
• medewerkersnummer;
• gebruikersaccount;
• rooster;
• functie;
• werklocaties;
• werkopdrachten;
• toegangsrechten;
• informatie die nodig is om de app correct in te richten.

De werkgever is verantwoordelijk voor het rechtmatig verstrekken van deze gegevens en voor het informeren van medewerkers hierover.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Seat63 kan dit privacybeleid wijzigen wanneer:

• de app nieuwe functionaliteit krijgt;
• bestaande verwerkingen veranderen;
• andere leveranciers worden gebruikt;
• wet- of regelgeving verandert;
• beveiligings- of bedrijfsprocessen worden aangepast.

Bovenaan dit privacybeleid staat wanneer het voor het laatst is gewijzigd en op welke appversie het betrekking heeft.

Bij belangrijke wijzigingen worden werkgevers en, waar nodig, gebruikers aanvullend geïnformeerd.

16. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de beveiliging en werking van Seat63 kan contact worden opgenomen met:

Seat63 B.V.
Emmakade 74A
8933 AV Leeuwarden
Nederland

E-mail: helpdesk@seat63.com

Voor verzoeken over personeels-, planning-, uren- en locatiegegevens kan de medewerker in eerste instantie contact opnemen met zijn of haar werkgever.